简介Oracle EBS财务模块学习资料面向ERP初学者、财务信息化从业者及企业财务管理人员帮助系统理解Oracle电子商务套件在财务管理领域的核心功能与实施思路。资料以docx文档形式呈现压缩包内共1个文件大小约32KB内容按五个部分展开基本功能、基本组成模块、总账功能、账套与日记账并延伸至传统财务系统业务流程、原始凭证与记账凭证、总账管理、应付账款、应收账款、现金管理、资产管理等模块同时涉及组织模型映射、弹性域配置、工作流处理与财务报表生成器等实施要点。已有4380人学习适合作为ERP财务模块入门与知识梳理的参考材料便于读者建立从传统财务流程到Oracle EBS集成化财务管理的整体认知框架。1. 到底什么是 Oracle EBS 财务模块从手工账本到中央账务处理器如果你问一个刚接触企业财务软件的人“Oracle EBS 财务模块是什么”大概率会得到一堆缩写和术语。其实可以先用一个生活场景来理解想象一家公司每天要处理采购、销售、发工资、交税、买设备每一笔钱进钱出都要记下来。传统做法是各部门填单据财务拿着计算器一笔笔誊到账本上月底再熬夜对账。Oracle EBS 财务模块做的事情就是把这套手工流程搬进一个统一的系统里让数据从业务发生的那一刻就自动流向该去的地方。通俗地说Oracle EBS 财务模块是 Oracle 电子商务套件E-Business Suite中专门管钱的那一部分。它不是一个孤立的记账工具而是把物流、供应链、人力资源这些业务动作和资金流绑在一起形成一个集成化的财务管理平台。你在采购模块下了一张订单收货之后系统会自动生成应付账款你在销售模块发了一批货系统会自动生成应收账款。财务人员不用再拿着发票和入库单逐笔核对因为数据本来就是同一套。这个模块之所以值得搞懂是因为它代表了一种和传统财务软件完全不同的思路。传统软件是“先有业务再录凭证”EBS 财务模块是“业务即凭证”。它把会计科目表、会计日历、币种这些基础规则提前配置好后面所有业务动作都按这套规则自动生成会计分录。理解了这个逻辑再看总账、应付、应收、资产、现金这五大模块就不会觉得它们是一堆孤立的菜单而是一条完整数据链上的不同环节。2. 为什么需要它手工账本到底卡在哪里2.1 传统财务流程的三个死结传统财务系统的业务流程是以会计业务为基础的。发生一笔经济业务之后要先取得原始凭证比如发票、领料单、出库单。这些单据格式五花八门没法直接拿来做报表。会计需要根据复式记账方法把原始记录整理成记账凭证分别记入两个会计科目。然后还要过账到日记账、总账、明细账期末再做分类账汇总编制会计报表最后做财务分析。这套流程本身逻辑是通的但卡在三个地方。第一是重复录入。同一笔采购采购部门记一次仓库记一次财务再记一次三次记录之间还可能对不上。第二是对账成本高。结账和出报表之前必须手工核对凭证与账簿、总账与明细账、账簿与实物资产保证账证、账账、账实相符。第三是信息滞后。等报表出来的时候业务早就又往前跑了好几圈管理层拿到的数字反映的是过去时。Oracle EBS 财务模块针对的就是这三个死结。它把物流、供应链、人力资源等事务与资金流有机结合起来业务动作发生的同时会计信息自动生成。不需要会计对账、实物对账系统可以自动完成对账程序。这不是说财务人员没事干了而是他们把精力从誊抄核对转向了分析、预算和决策支持。2.2 集成到底集成了什么很多人听到“集成”两个字觉得虚其实可以拆开看。Oracle EBS 财务模块的集成体现在三个层面。第一个层面是模块之间的集成。应付账款管理系统与采购管理系统结合完成从采购订单录入、审批、收货、发票创建到付款的完整流程。应收账款管理系统与订单管理结合完成从订单获取、货物发运、客户发票生成到收款处理的完整流程。总账管理系统作为中央存储库接收来自各子分类账的数据不需要重复录入。第二个层面是数据模型的统一。Oracle 子分类账可以共享总账管理系统中的科目表、值集、段值、安全性规则和交叉验证规则共享启用币种、折换汇率类型和每日汇率共享日历、期间和期间类型共享日记账分录来源和类别。这意味着整个系统用的是同一套语言不会出现采购模块叫“原材料”、财务模块叫“库存商品”这种对不上的情况。第三个层面是组织模型的灵活映射。Oracle EBS 的设计中包含了通用的组织模型可以对其进行定制以适应任何实际的机构。从库存角度定义组织时包括账套、法人主体、业务实体以及库存组织。多组织的结构决定了业务流如何流过电子商务套件中的不同组织以及这些组织之间如何互相作用。对于跨国公司来说这意味着可以在一个系统里管理不同国家、不同币种、不同会计日历的多个法人实体。2.3 可配置但不需编程的设计思路Oracle EBS 财务系统是可以配置的基本上不需要客户编程。所有的窗口和报表都设计得很灵活以适应各种状况下的具体业务规则。每个窗口都有很多预设的字段用户可以利用弹性域字段及附加信息项进行配置达到收集和显示特定信息的目的。弹性域这个概念值得单独说一下。你可以把它理解成系统预留的“自定义插槽”。比如会计科目表系统不规定你必须用几段你可以根据公司实际情况选择账户段的数量以及每个段的长度、名称、顺序。有的公司用两段就够了有的公司需要六段。这种灵活性是通过会计科目弹性域结构来实现的在 Oracle EBS 中通过一个唯一的会计科目表结构来识别所有账目。工作流是另一个不需要编程就能调整业务逻辑的工具。用户可以通过工作流及时处理各种各样的信息并提交给相关的决策者自动或不断地改进业务处理。用户还可以通过工作流对会计科目的生成或设置进行定义以满足各业务处理的需要。这意味着当公司的审批流程发生变化时不需要改代码只需要调整工作流配置。3. 五大模块各自管什么总账、应付、应收、资产、现金3.1 总账管理系统会计信息的中央处理器总账管理系统是会计信息的中央存储库好比公司会计信息的中央处理器。它的主要作用是记录公司的财务活动并生成财务报表和管理报表。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统都可以通过总账管理系统实现信息的共享。总账管理系统的工作基本由报表驱动。它提供了丰富的报表工具包括财务报表生成器FSG、应用产品桌面集成器ADI、Oracle 财务分析工具、商务智能系统等。财务报表生成器可以用来生成任意的财务报表如资产负债表与损益表。应用产品桌面集成器的报表与分析向导可以创建报表并在电子表格环境中追溯余额。从功能上看总账管理系统承担三件事。记录并复核会计信息用户可以从子分类账导入数据或输入日记账可以输入保留款日记账以便在整个采购流程中跟踪保留款还可以以联机方式或通过报表复核账户余额。处理会计信息比如更正实际、预算和保留款信息重估和折算用外币表示的余额合并多个账套的余额。分析会计信息将总账管理系统与财务分析程序、应用产品桌面集成器集成简化预算和预测过程快速准备假设分析和预测报表。会计周期的概念在总账管理中很关键。一个会计周期是一个非重叠的连续的时间范围。用户只能在一个打开的会计期输入事务处理。当确定不再需要打开某个会计期以输入事务处理时可以选择关闭该会计期来防止误入操作因为会计期一旦被关闭该会计期的数字将不再发生变化。一个会计期一般会经历以下操作过程打开期间、创建或冲销日记账分录、复核、过账、外币的重估或折算、合并、复核或更正余额、运行会计报表、关闭会计期。注意在定义新账套时要谨慎选择要打开的第一个会计期。打开第一个会计期后总账管理系统将不允许用户打开它之前的会计期。任何试图在打开了当前会计期后将历史余额转换给前面的会计期的做法都是不可能实现的。3.2 应付账款管理系统管好你欠别人的钱应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。即买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。Oracle 应付账款管理系统与采购管理系统结合完成从采购活动到付款的业务流程包括采购订单的录入、采购订单的审批、收货、发票的创建、付款。这个系统的目的是帮助用户管理采购过程使用户能够处理大量的业务并对现金流量保持控制向用户提供更好地处理与供应商的关系以及进行价格比较的能力。应付款管理的目标是考虑供应商提供的收款的折扣条件结合用户方的实际财务情况制定有利于企业的高效益的财务策略或者尽量推迟付款但同时必须保证票据在一定的期限内付清不得耽误支付给供应商的货物或服务的费用。通俗地说应付模块解决的是“什么时候该付钱、付多少钱、付给谁”的问题。它把采购订单、收货单、供应商发票三者做匹配确保你付的每一笔钱都有对应的采购依据。如果发票金额和采购订单金额对不上系统会卡住不让付款这就避免了多付或者重复付款。3.3 应收账款管理系统管好别人欠你的钱应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务而形成的债权。即企业因销售商品、产品或提供劳务等原因应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项或代垫的运杂费等。应收账款应于实现时予以确认包括订单的获取、货物发运、客户发票的生成、收款处理。Oracle 应收账款管理系统的目的是有效地管理客户、发票和收账过程。通过系统完善的数据模型、用户定义的一致性、用于追踪客户交互作用的联机演示块和丰富的报表可以有效地管理客户通过功能强大的现金应用程序工具及发票管理程序可以用少量的手工输入来处理大量的收款事务。应收模块和应付模块是一对镜像。应付管的是你欠供应商的应收管的是客户欠你的。应收模块的核心挑战在于收款核销。客户可能一笔付款对应多张发票也可能一张发票分多次付款还可能发生退货、折扣、坏账。系统需要把这些情况都处理清楚并且自动更新客户的信用额度和账龄分析。3.4 资产管理系统管好你的家底资产管理系统是对财产和设备的维护与管理并且为用户选择较好的会计折旧方法以及税收策略。它可以对固定资产的转移、报废进行处理对在建工程相关事务处理调整各个资产的会计信息编制各种固定资产相关报表。Oracle 资产管理系统主要是物理维护、资产跟踪以及财务管理。物理维护的问题包括资产位置、已有资产的状况和机构中各类人员的资产管理职责的确定资产跟踪是执行租借控制、贷款、委托以及定期资产管理的回报等财务管理指涉及资产值、折旧和征税等事务。系统为企业的财产、机器和设备提供了基本的数据保存功能还提供了支持几乎所有能想到的折旧计划所需的处理逻辑。资产模块的复杂性在于折旧方法的多样性。直线法、双倍余额递减法、年数总和法不同资产类别可能适用不同方法税法折旧和会计折旧还可能不一致。系统需要能够同时维护多套折旧规则并且自动生成相应的会计分录。3.5 现金管理系统管好你的现金流现金管理系统主要是对现金的收支进行核实、结算与调节调节日记账分录行以与现金账户相符编制银行对账单有关的报表并进行现金预测分析预计业务的流入和流出现金量预计现金需求和评估公司的流动资金状况。Oracle 现金管理系统的用途是帮助用户管理和控制企业的现金周转以保证资产折现和提高利润其重要功能有企业的现金预测、有效的银行调节、多种货币兼容以及保持最新的现金余额等。它还提供与其他 Oracle 应用程序的全面集成以及与内部系统集成的开放式接口。现金模块的核心是银行对账。企业的银行存款日记账和银行发来的对账单往往存在时间差有些款项企业已记银行未记有些银行已记企业未记。系统需要能够自动匹配大部分记录只把异常项留给人工处理。现金预测则是基于历史数据和未来应收应付的到期日推算未来某段时间的现金余额帮助管理层提前安排资金。4. 容易搞混的几个概念账套、科目表、日历、币种到底谁决定谁4.1 账套和科目表是一回事吗这是初学者最容易混的地方。账套好比一个公司的无形账本公司在进行账务处理前首先要做的就是根据公司的结构和经营状况等因素建立一个合适的账套。一个账套必须有三个要素分别是科目表、会计日历和币种。换句话说账套决定了每个公司或一组公司的账户结构、会计日历和本位币。科目表只是账套的三个要素之一。科目表是为适应组织的特定需要而定义的账户结构一般根据公司的业务、报告和其他法定要求定义。科目表由“段”组成用户可以根据公司的实际情况选择账户段的数量以及每个段的长度、名称、顺序。在 Oracle EBS 中是通过一个唯一的会计科目表结构或会计科目弹性域结构来识别所有账目的。区分方法很简单账套是容器科目表、日历、币种是容器里的三样东西。如果两个公司要用不同的科目表或者不同的会计日历或者不同的本位币就必须建两个账套。如果三者都一样就可以共用一个账套。4.2 一个账套能不能放多个公司可以。用户可以在一个账套中设置多个公司使这些公司共享相同的科目表、日历和本位币。但有一个关键设置在设置账套的账户结构时代表公司的段应选择平衡段。这可以确保各个公司始终能保持平衡从而便于用户按单独实体对多个公司进行维护和报告。在此基础上每个公司都可以设置任意数量的科室、部门和成本中心并可以根据需要进一步将它们划分为多个级别。在设置了单个账套的情况下用户可以在单个账套内平衡多个公司的公司间事务处理。用户可以使用“公司间往来账户”窗口来定义模板该模板控制着总账管理系统如何创建公司间平衡行。那什么时候必须用多个账套呢如果各个公司需要使用不同的账户结构来记录有关事务处理和余额的信息比如一个公司需要一个6段的账户而另一个公司只需要一个2段的账户或者各个公司使用不同的会计日历比如一个公司使用周日历而另一个公司使用月日历或者各个公司需要使用不同的本位币。这三种情况出现任何一种就必须创建单独的账套。4.3 会计期和会计日历有什么区别会计日历定义了会计年度及其包含的会计期间。用户可以定义多个日历并为每个账套分配不同的日历。例如可以在一个账套中使用月日历而在另一个账套中使用周日历。会计期则是会计日历中的一个个具体区间是一个非重叠的连续的时间范围。Oracle 财务的会计期可以从任何一天起止每年的起止时间有可能不同但会计期数必须是恒定不变的。用户在为第一个期间输入事务处理或执行外币折算时至少应在该期间前定义一个会计期。而且用户只能在一个打开的会计期输入事务处理。当用户已经用会计期定义了日历时便允许打开一个会计期。打个比方会计日历是日历本会计期是日历本上的每一页。你可以选择买月历本还是周历本但一旦选定页数就是固定的。你不能今年用12页的月历明年突然改成52页的周历因为会计期数必须恒定。4.4 子分类账和总账是什么关系Oracle 子分类账包括应收款管理系统、应付款管理系统、资产管理系统、现金管理系统等。总账管理系统是所有子账户的信息存储器因此反映了所有子账户的财务和现金活动。将 Oracle 子分类账中的信息传送到总账管理系统需要分两步进行。首先使用传送程序将子分类账中的数据放入 GL_INTERFACE 表中。然后用日记账导入程序将该信息从接口表中取出以便在总账管理系统中创建有效的、可过账的日记账分录。在诸如应收款管理系统与应付款管理系统等 Oracle 子分类账中启动传送程序时还可以选择同时提交“日记账导入”流程。如果未选择从子分类账运行“日记账导入”则必须通过“日记账导入”窗口在总账管理系统中单独运行“日记账导入”这样才能创建可过账的日记账分录。这个两步设计的意义在于解耦。子分类账只管把数据放到接口表总账只管从接口表取数据。中间这个接口表就像一个缓冲区即使总账暂时不可用子分类账也可以先把数据放进去等总账恢复了再导入。同时接口表也方便做数据校验不合规的数据在导入总账之前就能被发现。4.5 客户化和配置的边界在哪里未经过客户化的 Oracle 应用产品与原系统、经过客户化的 Oracle 应用产品在当前的实施和后续的升级方面是很不相同的。未经过客户化的 Oracle 应用产品有以下的优点简化将来的升级节省升级的时间和费用简化程序的修补减少集成问题规范培训。经过客户化的 Oracle 应用产品和原系统则会增加升级的成本在确定要保留哪个系统时增加了决策的顾虑增加了所需接口的数量引发了更多的数据管理问题比如在总账管理系统或原系统中存储了哪些信息应迁移哪些数据如何迁移数据等。区分配置和客户化的关键在于配置是用系统已有的功能去适应业务客户化是改系统本身去适应业务。弹性域、工作流、报表工具这些都属于配置不需要改底层代码。一旦动了底层代码或者写了自定义程序就属于客户化升级的时候就要额外付出代价。因此当为公司选择 Oracle 应用产品时除了从公司的实际情况出发还应考虑上述的差异。5. 什么时候该用这套逻辑什么时候别硬套5.1 适合的场景和不适合的场景Oracle EBS 财务模块这套设计思路最适合的是业务链条长、组织架构复杂、需要多币种多账簿并行处理的企业。比如一家公司既有国内业务又有海外业务国内用人民币记账海外用美元记账两边会计日历还不一样那就必须用多账套来管理。又比如一家公司采购、库存、销售、财务各用各的系统数据对不上每个月对账要花好几天那 EBS 的集成思路就能把这个问题从根上解决。但如果是一家业务非常简单的小公司只有几个人一个月就几十笔收支那这套系统的配置成本可能比手工记账还高。账套要建科目表要设计会计期要打开关闭弹性域要配置这些前期工作不是随便点几下就能完成的。系统越强大配置的决策点就越多需要想清楚的问题也越多。还有一个容易被忽略的点Oracle EBS 的设置将要求在每个应用范围内定义自己的当前操作模式。即使根本不计划更改业务规则实施过程中也要涉及计划如何将实际的组织结构映射到电子商务套件内的通用组织模型。这意味着企业必须先把自身的业务流程梳理清楚才能开始配置系统。如果企业自己的流程就是乱的系统只会把乱放大。5.2 一个具体的判断例子假设有一家虚构的公司叫“模拟项目X”它有两个法人主体一个在国内一个在海外。国内主体用人民币记账海外主体用美元记账。国内主体需要按6段科目表核算海外主体只需要2段。国内用月历海外用周日历。按照前面讲的规则这三个要素——科目表、日历、币种——没有任何一个完全相同所以必须建两个账套。如果强行塞进一个账套要么海外主体被迫用6段科目表很多段用不上要么国内主体被迫用2段科目表信息不够细要么两边被迫用同一个日历不符合当地会计准则。再假设这家公司还有一个非 Oracle 的预算系统需要把预算数据导入总账。这时候可以用日记账导入功能从非 Oracle 应用产品自动导入预算、实际和保留款数据。可以创建 SQL*Loader 脚本将数据装入接口中还可以检查资金并为导入的事务处理保留这些资金。也可以在 ADI 电子表格中输入数据然后将其加载到总账管理系统中。-- 示例查看接口表中待导入总账的日记账数据 SELECT je_header_id, -- 日记账头ID je_line_num, -- 日记账行号 period_name, -- 会计期名称 status -- 导入状态 FROM gl_interface -- 总账接口表 WHERE status NEW -- 只查看尚未导入的记录 ORDER BY je_header_id, je_line_num;这段查询的作用是在导入之前先看一眼接口表里有什么。status 字段标记了每条记录的状态NEW 表示还没被日记账导入程序处理过。如果发现某些记录的状态一直是 NEW说明导入程序没有成功运行或者数据本身有问题导致导入失败。参数方面period_name 要和总账中已打开的会计期匹配否则导入会报错。5.3 实施时最容易翻车的地方从很多实施案例的血泪经验来看最容易翻车的地方不是技术问题而是项目小组的组成。为了确保总账管理系统实施的成功用户需要为项目小组配备最好的专职客户资源。项目小组应该包括财务系统的主要用户和拥有决策权的人士。只有具备了这些有充分知识和权利的人员才可以在最短的时间内完成最佳的实施方案。此外用户还应该在项目小组中包括最终用户以便与其他人员一起为新系统的成功分担责任。这些最终用户此后还可以回到他们各自的部门作为“超级用户”协助开展培训帮助顺利过渡到新系统。在确定了项目小组的成员后用户应该及早计划适当的培训课程使项目小组学习实施中的重要注意事项并熟悉基本的定位和设置功能。我见过太多项目把财务人员排除在实施小组之外结果系统上线后发现科目表设计不合理、审批流程不符合实际、报表格式不能满足管理层要求再回头改成本极高。从那以后我每次参与这类项目都强制要求财务关键用户从第一天就坐在配置会议里哪怕他们听不懂技术术语也要让他们对每一个影响账务结果的配置项点头确认。希望帮到你。本文还有配套的精品资源点击获取
简介Oracle EBS财务模块学习资料面向ERP初学者、财务信息化从业者及企业财务管理人员帮助系统理解Oracle电子商务套件在财务管理领域的核心功能与实施思路。资料以docx文档形式呈现压缩包内共1个文件大小约32KB内容按五个部分展开基本功能、基本组成模块、总账功能、账套与日记账并延伸至传统财务系统业务流程、原始凭证与记账凭证、总账管理、应付账款、应收账款、现金管理、资产管理等模块同时涉及组织模型映射、弹性域配置、工作流处理与财务报表生成器等实施要点。已有4380人学习适合作为ERP财务模块入门与知识梳理的参考材料便于读者建立从传统财务流程到Oracle EBS集成化财务管理的整体认知框架。1. 到底什么是 Oracle EBS 财务模块从手工账本到中央账务处理器如果你问一个刚接触企业财务软件的人“Oracle EBS 财务模块是什么”大概率会得到一堆缩写和术语。其实可以先用一个生活场景来理解想象一家公司每天要处理采购、销售、发工资、交税、买设备每一笔钱进钱出都要记下来。传统做法是各部门填单据财务拿着计算器一笔笔誊到账本上月底再熬夜对账。Oracle EBS 财务模块做的事情就是把这套手工流程搬进一个统一的系统里让数据从业务发生的那一刻就自动流向该去的地方。通俗地说Oracle EBS 财务模块是 Oracle 电子商务套件E-Business Suite中专门管钱的那一部分。它不是一个孤立的记账工具而是把物流、供应链、人力资源这些业务动作和资金流绑在一起形成一个集成化的财务管理平台。你在采购模块下了一张订单收货之后系统会自动生成应付账款你在销售模块发了一批货系统会自动生成应收账款。财务人员不用再拿着发票和入库单逐笔核对因为数据本来就是同一套。这个模块之所以值得搞懂是因为它代表了一种和传统财务软件完全不同的思路。传统软件是“先有业务再录凭证”EBS 财务模块是“业务即凭证”。它把会计科目表、会计日历、币种这些基础规则提前配置好后面所有业务动作都按这套规则自动生成会计分录。理解了这个逻辑再看总账、应付、应收、资产、现金这五大模块就不会觉得它们是一堆孤立的菜单而是一条完整数据链上的不同环节。2. 为什么需要它手工账本到底卡在哪里2.1 传统财务流程的三个死结传统财务系统的业务流程是以会计业务为基础的。发生一笔经济业务之后要先取得原始凭证比如发票、领料单、出库单。这些单据格式五花八门没法直接拿来做报表。会计需要根据复式记账方法把原始记录整理成记账凭证分别记入两个会计科目。然后还要过账到日记账、总账、明细账期末再做分类账汇总编制会计报表最后做财务分析。这套流程本身逻辑是通的但卡在三个地方。第一是重复录入。同一笔采购采购部门记一次仓库记一次财务再记一次三次记录之间还可能对不上。第二是对账成本高。结账和出报表之前必须手工核对凭证与账簿、总账与明细账、账簿与实物资产保证账证、账账、账实相符。第三是信息滞后。等报表出来的时候业务早就又往前跑了好几圈管理层拿到的数字反映的是过去时。Oracle EBS 财务模块针对的就是这三个死结。它把物流、供应链、人力资源等事务与资金流有机结合起来业务动作发生的同时会计信息自动生成。不需要会计对账、实物对账系统可以自动完成对账程序。这不是说财务人员没事干了而是他们把精力从誊抄核对转向了分析、预算和决策支持。2.2 集成到底集成了什么很多人听到“集成”两个字觉得虚其实可以拆开看。Oracle EBS 财务模块的集成体现在三个层面。第一个层面是模块之间的集成。应付账款管理系统与采购管理系统结合完成从采购订单录入、审批、收货、发票创建到付款的完整流程。应收账款管理系统与订单管理结合完成从订单获取、货物发运、客户发票生成到收款处理的完整流程。总账管理系统作为中央存储库接收来自各子分类账的数据不需要重复录入。第二个层面是数据模型的统一。Oracle 子分类账可以共享总账管理系统中的科目表、值集、段值、安全性规则和交叉验证规则共享启用币种、折换汇率类型和每日汇率共享日历、期间和期间类型共享日记账分录来源和类别。这意味着整个系统用的是同一套语言不会出现采购模块叫“原材料”、财务模块叫“库存商品”这种对不上的情况。第三个层面是组织模型的灵活映射。Oracle EBS 的设计中包含了通用的组织模型可以对其进行定制以适应任何实际的机构。从库存角度定义组织时包括账套、法人主体、业务实体以及库存组织。多组织的结构决定了业务流如何流过电子商务套件中的不同组织以及这些组织之间如何互相作用。对于跨国公司来说这意味着可以在一个系统里管理不同国家、不同币种、不同会计日历的多个法人实体。2.3 可配置但不需编程的设计思路Oracle EBS 财务系统是可以配置的基本上不需要客户编程。所有的窗口和报表都设计得很灵活以适应各种状况下的具体业务规则。每个窗口都有很多预设的字段用户可以利用弹性域字段及附加信息项进行配置达到收集和显示特定信息的目的。弹性域这个概念值得单独说一下。你可以把它理解成系统预留的“自定义插槽”。比如会计科目表系统不规定你必须用几段你可以根据公司实际情况选择账户段的数量以及每个段的长度、名称、顺序。有的公司用两段就够了有的公司需要六段。这种灵活性是通过会计科目弹性域结构来实现的在 Oracle EBS 中通过一个唯一的会计科目表结构来识别所有账目。工作流是另一个不需要编程就能调整业务逻辑的工具。用户可以通过工作流及时处理各种各样的信息并提交给相关的决策者自动或不断地改进业务处理。用户还可以通过工作流对会计科目的生成或设置进行定义以满足各业务处理的需要。这意味着当公司的审批流程发生变化时不需要改代码只需要调整工作流配置。3. 五大模块各自管什么总账、应付、应收、资产、现金3.1 总账管理系统会计信息的中央处理器总账管理系统是会计信息的中央存储库好比公司会计信息的中央处理器。它的主要作用是记录公司的财务活动并生成财务报表和管理报表。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统都可以通过总账管理系统实现信息的共享。总账管理系统的工作基本由报表驱动。它提供了丰富的报表工具包括财务报表生成器FSG、应用产品桌面集成器ADI、Oracle 财务分析工具、商务智能系统等。财务报表生成器可以用来生成任意的财务报表如资产负债表与损益表。应用产品桌面集成器的报表与分析向导可以创建报表并在电子表格环境中追溯余额。从功能上看总账管理系统承担三件事。记录并复核会计信息用户可以从子分类账导入数据或输入日记账可以输入保留款日记账以便在整个采购流程中跟踪保留款还可以以联机方式或通过报表复核账户余额。处理会计信息比如更正实际、预算和保留款信息重估和折算用外币表示的余额合并多个账套的余额。分析会计信息将总账管理系统与财务分析程序、应用产品桌面集成器集成简化预算和预测过程快速准备假设分析和预测报表。会计周期的概念在总账管理中很关键。一个会计周期是一个非重叠的连续的时间范围。用户只能在一个打开的会计期输入事务处理。当确定不再需要打开某个会计期以输入事务处理时可以选择关闭该会计期来防止误入操作因为会计期一旦被关闭该会计期的数字将不再发生变化。一个会计期一般会经历以下操作过程打开期间、创建或冲销日记账分录、复核、过账、外币的重估或折算、合并、复核或更正余额、运行会计报表、关闭会计期。注意在定义新账套时要谨慎选择要打开的第一个会计期。打开第一个会计期后总账管理系统将不允许用户打开它之前的会计期。任何试图在打开了当前会计期后将历史余额转换给前面的会计期的做法都是不可能实现的。3.2 应付账款管理系统管好你欠别人的钱应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务。即买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。Oracle 应付账款管理系统与采购管理系统结合完成从采购活动到付款的业务流程包括采购订单的录入、采购订单的审批、收货、发票的创建、付款。这个系统的目的是帮助用户管理采购过程使用户能够处理大量的业务并对现金流量保持控制向用户提供更好地处理与供应商的关系以及进行价格比较的能力。应付款管理的目标是考虑供应商提供的收款的折扣条件结合用户方的实际财务情况制定有利于企业的高效益的财务策略或者尽量推迟付款但同时必须保证票据在一定的期限内付清不得耽误支付给供应商的货物或服务的费用。通俗地说应付模块解决的是“什么时候该付钱、付多少钱、付给谁”的问题。它把采购订单、收货单、供应商发票三者做匹配确保你付的每一笔钱都有对应的采购依据。如果发票金额和采购订单金额对不上系统会卡住不让付款这就避免了多付或者重复付款。3.3 应收账款管理系统管好别人欠你的钱应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务而形成的债权。即企业因销售商品、产品或提供劳务等原因应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项或代垫的运杂费等。应收账款应于实现时予以确认包括订单的获取、货物发运、客户发票的生成、收款处理。Oracle 应收账款管理系统的目的是有效地管理客户、发票和收账过程。通过系统完善的数据模型、用户定义的一致性、用于追踪客户交互作用的联机演示块和丰富的报表可以有效地管理客户通过功能强大的现金应用程序工具及发票管理程序可以用少量的手工输入来处理大量的收款事务。应收模块和应付模块是一对镜像。应付管的是你欠供应商的应收管的是客户欠你的。应收模块的核心挑战在于收款核销。客户可能一笔付款对应多张发票也可能一张发票分多次付款还可能发生退货、折扣、坏账。系统需要把这些情况都处理清楚并且自动更新客户的信用额度和账龄分析。3.4 资产管理系统管好你的家底资产管理系统是对财产和设备的维护与管理并且为用户选择较好的会计折旧方法以及税收策略。它可以对固定资产的转移、报废进行处理对在建工程相关事务处理调整各个资产的会计信息编制各种固定资产相关报表。Oracle 资产管理系统主要是物理维护、资产跟踪以及财务管理。物理维护的问题包括资产位置、已有资产的状况和机构中各类人员的资产管理职责的确定资产跟踪是执行租借控制、贷款、委托以及定期资产管理的回报等财务管理指涉及资产值、折旧和征税等事务。系统为企业的财产、机器和设备提供了基本的数据保存功能还提供了支持几乎所有能想到的折旧计划所需的处理逻辑。资产模块的复杂性在于折旧方法的多样性。直线法、双倍余额递减法、年数总和法不同资产类别可能适用不同方法税法折旧和会计折旧还可能不一致。系统需要能够同时维护多套折旧规则并且自动生成相应的会计分录。3.5 现金管理系统管好你的现金流现金管理系统主要是对现金的收支进行核实、结算与调节调节日记账分录行以与现金账户相符编制银行对账单有关的报表并进行现金预测分析预计业务的流入和流出现金量预计现金需求和评估公司的流动资金状况。Oracle 现金管理系统的用途是帮助用户管理和控制企业的现金周转以保证资产折现和提高利润其重要功能有企业的现金预测、有效的银行调节、多种货币兼容以及保持最新的现金余额等。它还提供与其他 Oracle 应用程序的全面集成以及与内部系统集成的开放式接口。现金模块的核心是银行对账。企业的银行存款日记账和银行发来的对账单往往存在时间差有些款项企业已记银行未记有些银行已记企业未记。系统需要能够自动匹配大部分记录只把异常项留给人工处理。现金预测则是基于历史数据和未来应收应付的到期日推算未来某段时间的现金余额帮助管理层提前安排资金。4. 容易搞混的几个概念账套、科目表、日历、币种到底谁决定谁4.1 账套和科目表是一回事吗这是初学者最容易混的地方。账套好比一个公司的无形账本公司在进行账务处理前首先要做的就是根据公司的结构和经营状况等因素建立一个合适的账套。一个账套必须有三个要素分别是科目表、会计日历和币种。换句话说账套决定了每个公司或一组公司的账户结构、会计日历和本位币。科目表只是账套的三个要素之一。科目表是为适应组织的特定需要而定义的账户结构一般根据公司的业务、报告和其他法定要求定义。科目表由“段”组成用户可以根据公司的实际情况选择账户段的数量以及每个段的长度、名称、顺序。在 Oracle EBS 中是通过一个唯一的会计科目表结构或会计科目弹性域结构来识别所有账目的。区分方法很简单账套是容器科目表、日历、币种是容器里的三样东西。如果两个公司要用不同的科目表或者不同的会计日历或者不同的本位币就必须建两个账套。如果三者都一样就可以共用一个账套。4.2 一个账套能不能放多个公司可以。用户可以在一个账套中设置多个公司使这些公司共享相同的科目表、日历和本位币。但有一个关键设置在设置账套的账户结构时代表公司的段应选择平衡段。这可以确保各个公司始终能保持平衡从而便于用户按单独实体对多个公司进行维护和报告。在此基础上每个公司都可以设置任意数量的科室、部门和成本中心并可以根据需要进一步将它们划分为多个级别。在设置了单个账套的情况下用户可以在单个账套内平衡多个公司的公司间事务处理。用户可以使用“公司间往来账户”窗口来定义模板该模板控制着总账管理系统如何创建公司间平衡行。那什么时候必须用多个账套呢如果各个公司需要使用不同的账户结构来记录有关事务处理和余额的信息比如一个公司需要一个6段的账户而另一个公司只需要一个2段的账户或者各个公司使用不同的会计日历比如一个公司使用周日历而另一个公司使用月日历或者各个公司需要使用不同的本位币。这三种情况出现任何一种就必须创建单独的账套。4.3 会计期和会计日历有什么区别会计日历定义了会计年度及其包含的会计期间。用户可以定义多个日历并为每个账套分配不同的日历。例如可以在一个账套中使用月日历而在另一个账套中使用周日历。会计期则是会计日历中的一个个具体区间是一个非重叠的连续的时间范围。Oracle 财务的会计期可以从任何一天起止每年的起止时间有可能不同但会计期数必须是恒定不变的。用户在为第一个期间输入事务处理或执行外币折算时至少应在该期间前定义一个会计期。而且用户只能在一个打开的会计期输入事务处理。当用户已经用会计期定义了日历时便允许打开一个会计期。打个比方会计日历是日历本会计期是日历本上的每一页。你可以选择买月历本还是周历本但一旦选定页数就是固定的。你不能今年用12页的月历明年突然改成52页的周历因为会计期数必须恒定。4.4 子分类账和总账是什么关系Oracle 子分类账包括应收款管理系统、应付款管理系统、资产管理系统、现金管理系统等。总账管理系统是所有子账户的信息存储器因此反映了所有子账户的财务和现金活动。将 Oracle 子分类账中的信息传送到总账管理系统需要分两步进行。首先使用传送程序将子分类账中的数据放入 GL_INTERFACE 表中。然后用日记账导入程序将该信息从接口表中取出以便在总账管理系统中创建有效的、可过账的日记账分录。在诸如应收款管理系统与应付款管理系统等 Oracle 子分类账中启动传送程序时还可以选择同时提交“日记账导入”流程。如果未选择从子分类账运行“日记账导入”则必须通过“日记账导入”窗口在总账管理系统中单独运行“日记账导入”这样才能创建可过账的日记账分录。这个两步设计的意义在于解耦。子分类账只管把数据放到接口表总账只管从接口表取数据。中间这个接口表就像一个缓冲区即使总账暂时不可用子分类账也可以先把数据放进去等总账恢复了再导入。同时接口表也方便做数据校验不合规的数据在导入总账之前就能被发现。4.5 客户化和配置的边界在哪里未经过客户化的 Oracle 应用产品与原系统、经过客户化的 Oracle 应用产品在当前的实施和后续的升级方面是很不相同的。未经过客户化的 Oracle 应用产品有以下的优点简化将来的升级节省升级的时间和费用简化程序的修补减少集成问题规范培训。经过客户化的 Oracle 应用产品和原系统则会增加升级的成本在确定要保留哪个系统时增加了决策的顾虑增加了所需接口的数量引发了更多的数据管理问题比如在总账管理系统或原系统中存储了哪些信息应迁移哪些数据如何迁移数据等。区分配置和客户化的关键在于配置是用系统已有的功能去适应业务客户化是改系统本身去适应业务。弹性域、工作流、报表工具这些都属于配置不需要改底层代码。一旦动了底层代码或者写了自定义程序就属于客户化升级的时候就要额外付出代价。因此当为公司选择 Oracle 应用产品时除了从公司的实际情况出发还应考虑上述的差异。5. 什么时候该用这套逻辑什么时候别硬套5.1 适合的场景和不适合的场景Oracle EBS 财务模块这套设计思路最适合的是业务链条长、组织架构复杂、需要多币种多账簿并行处理的企业。比如一家公司既有国内业务又有海外业务国内用人民币记账海外用美元记账两边会计日历还不一样那就必须用多账套来管理。又比如一家公司采购、库存、销售、财务各用各的系统数据对不上每个月对账要花好几天那 EBS 的集成思路就能把这个问题从根上解决。但如果是一家业务非常简单的小公司只有几个人一个月就几十笔收支那这套系统的配置成本可能比手工记账还高。账套要建科目表要设计会计期要打开关闭弹性域要配置这些前期工作不是随便点几下就能完成的。系统越强大配置的决策点就越多需要想清楚的问题也越多。还有一个容易被忽略的点Oracle EBS 的设置将要求在每个应用范围内定义自己的当前操作模式。即使根本不计划更改业务规则实施过程中也要涉及计划如何将实际的组织结构映射到电子商务套件内的通用组织模型。这意味着企业必须先把自身的业务流程梳理清楚才能开始配置系统。如果企业自己的流程就是乱的系统只会把乱放大。5.2 一个具体的判断例子假设有一家虚构的公司叫“模拟项目X”它有两个法人主体一个在国内一个在海外。国内主体用人民币记账海外主体用美元记账。国内主体需要按6段科目表核算海外主体只需要2段。国内用月历海外用周日历。按照前面讲的规则这三个要素——科目表、日历、币种——没有任何一个完全相同所以必须建两个账套。如果强行塞进一个账套要么海外主体被迫用6段科目表很多段用不上要么国内主体被迫用2段科目表信息不够细要么两边被迫用同一个日历不符合当地会计准则。再假设这家公司还有一个非 Oracle 的预算系统需要把预算数据导入总账。这时候可以用日记账导入功能从非 Oracle 应用产品自动导入预算、实际和保留款数据。可以创建 SQL*Loader 脚本将数据装入接口中还可以检查资金并为导入的事务处理保留这些资金。也可以在 ADI 电子表格中输入数据然后将其加载到总账管理系统中。-- 示例查看接口表中待导入总账的日记账数据 SELECT je_header_id, -- 日记账头ID je_line_num, -- 日记账行号 period_name, -- 会计期名称 status -- 导入状态 FROM gl_interface -- 总账接口表 WHERE status NEW -- 只查看尚未导入的记录 ORDER BY je_header_id, je_line_num;这段查询的作用是在导入之前先看一眼接口表里有什么。status 字段标记了每条记录的状态NEW 表示还没被日记账导入程序处理过。如果发现某些记录的状态一直是 NEW说明导入程序没有成功运行或者数据本身有问题导致导入失败。参数方面period_name 要和总账中已打开的会计期匹配否则导入会报错。5.3 实施时最容易翻车的地方从很多实施案例的血泪经验来看最容易翻车的地方不是技术问题而是项目小组的组成。为了确保总账管理系统实施的成功用户需要为项目小组配备最好的专职客户资源。项目小组应该包括财务系统的主要用户和拥有决策权的人士。只有具备了这些有充分知识和权利的人员才可以在最短的时间内完成最佳的实施方案。此外用户还应该在项目小组中包括最终用户以便与其他人员一起为新系统的成功分担责任。这些最终用户此后还可以回到他们各自的部门作为“超级用户”协助开展培训帮助顺利过渡到新系统。在确定了项目小组的成员后用户应该及早计划适当的培训课程使项目小组学习实施中的重要注意事项并熟悉基本的定位和设置功能。我见过太多项目把财务人员排除在实施小组之外结果系统上线后发现科目表设计不合理、审批流程不符合实际、报表格式不能满足管理层要求再回头改成本极高。从那以后我每次参与这类项目都强制要求财务关键用户从第一天就坐在配置会议里哪怕他们听不懂技术术语也要让他们对每一个影响账务结果的配置项点头确认。希望帮到你。本文还有配套的精品资源点击获取
平方复杂度无法被常规优化消除｜TaoToken 统一 Key 通道实测)
