机车维修企业职能部门人浮于事？北京华恒智信案例

【客户行业】机车维修制造业【问题类型】定岗定编【客户背景】A公司是一家以机车修理为主、零部件制造为辅的国有企业占地约400多万平方米现有职工9000余人其中专业技术人员3000余人中高级职称约900余人。公司致力于大型铁路工程机械制造业务的发展具备年检修1500台机车的能力检修产品包括内燃机车、电力机车等国内主要机型同时也具备了机车关键部件的制造能力是目前国内检修机车品种最多、客户分布最广的专业化机车修理和装备制造企业。【客户现状及问题】在业务发展的同时企业遇到了外部市场环境与上级政策调整带来的双重压力。为保障生产、降低整体成本对职能部门的职能发挥提出了更高要求。作为老牌国企历史原因导致不少职能部门员工处于闲散状态提高了人工成本。企业希望通过与华恒智信合作对职能部门进行定岗定编解决相关问题。经过分析发现目前主要存在以下问题。职能部门分工过细、岗位设置随意性较强。通过前期对各职能部门关键职责与工作流程的梳理对比各部门岗位配置现状后分析发现该公司在职能部门的职责划分上分工过细。较为明显的现象是职能部门需要临时做一件事或新增加某项职责时优先考虑的不是如何将职责分摊到有着类似职责的现有部门员工身上而是向人力资源部门要求增设某个职位或多配置几名员工。慢慢地职能部门的职责划分越来越细由此引发了两个问题一是很多员工只做专项事对部门未开展的工作置之不理主动性比较差二是职责划分过细拥有相似职责的岗位会将职责相互推诿反而不利于工作的开展。职能人员整体的工作都较为不饱和。通过对职能部门工作行为的观察以及员工有效工作时间的计算得出了以下几个结论职能部门的员工工作量普遍不饱和每个部门除了少数几个核心人才的饱和度比较高大多数员工的饱和度在40%左右职能人员很多无效工作时间都花在走流程、等待审批、重复返工等事项上职能人员的拖沓现象较为严重很多2个小时就能完成的事情要拖至5个小时才完成员工普遍缺乏主动找事情做的意识手头工作结束后就开始做工作无关的事情不会主动找活做被动等待工作的现象较为明显。【问题分析】通过对以上两个问题的梳理进一步分析我们认为此次定岗定编的关键主要有以下两点。一是结合公司实际情况找到符合公司职能部门的科学的定岗定编依据避免每次岗位增设都是其他部门与人力资源部门进行谈判。人事部门由于不了解对方的工作提不出有力的依据来判断要不要加人最后扛不住压力就增设岗位、增设编制。人力资源部门需要用科学的依据对其他部门提供支持更要从公司整体上制人工成本。二是要提高职能部门整体的工作效率一个人可以做的工作不让两个人去完成从制度上引导和激励员工主动找活干提高自己的饱和度提高自己的工作效率。【解决方案】梳理部门及岗位中的各项职责制定完成关键职责的员工数量基准。职能人员的工作成果很难像生产部门的员工一样用数量去衡量并根据工作成果去制定单位工作成果的标准时间相对来讲职能人员的工作成果比较难以衡量。基于这个特点我们首先梳理了各职能部门需要完成的关键职责以及部门员工在完成这些职责时投入的有效工作时间以此来确定完成部门关键职责需要的员工数量制定一个相对基准针对关键职责的工作量统计。梳理部门非重要工作减少对非重要工作的频次要求。在梳理部门主要工作时我们也发现部门投入到非重要工作时间的比例超过了投入在完成关键职责时花费的时间。基于这个问题我们优先梳理部门的关键职责但同样重要的是如何合理控制和计算非重要工作。因此根据每个部门工作开展的具体情况梳理了各部门非重要工作清单详细规定了每项工作的频次、时间及达标要求。并在非重要工作清单的基础上计算完成这些工作需要投入的时间以及员工数量也制定了一个相对基准针对非重要职责的工作量统计。增加部门核心职责、拓展工作范围提升部门整体饱和度。虽然职能部门的整体工作量都不够饱满但通过调查发现职能部门很多关键工作并没有得到有效开展或者效果不佳职能部门目前做的基础工作比较多缺少进一步专业化地开展工作。因此针对整体饱和度不高的情况各部门应该增加体现部门核心价值的工作提高整体服务支持能力提升部门饱和度而不是被动等待工作。基于这一点项目组对部门各个关键岗位提出了职责未履行、或需要新增职责的说明并由部门领导负责落实、督促将各项工作安排下去。